记录保留的重要事项

法律要求每个企业都要准确地保留其账目和记录。您将需要这些记录来证实您的公司交易，并用于纳税目的。如果您不保留记录，您将面临索赔被驳回和与当局发生纠纷的风险。

然而，一旦您开始正确地保留记录，就会有一些优势。您可以清楚地了解自己的资金状况以及公司的业绩。这可以帮助您更准确、有信心地规划公司的下一步行动（另见中小型企业外包簿记的四大好处）。

通常，未注册货物与服务税（GST）的小型企业的记录保留要求要比注册GST的公司简单。以下是关于非注册GST的小型企业的记录保留的五个基本要点。

需要保留哪些类型的记录？

您需要保存与您的业务交易相关的源文件。例如，源文件包括协议、账单、发票、银行对账单以及与您的客户、供应商和政府有关的文件。您还需要保存会计分类账和与您的收入、支出、资产、所有者权益和负债相关的记录。

记录保留多长时间？

从2008年税务评估年度开始，您需要保留业务记录的时间为自税务评估年度起的五年。例如，您的2014年税务评估年度的公司记录需要保留至2018年12月31日（这被称为记录保留期限）。

如何保留记录？

记录可以手动保存，通过保存分类账本和保留实体账单和发票。另外，您也可以使用计算机系统和会计软件应用程序将记录保存在电子系统中。（另见云端会计软件能如何帮助你）

手动形式还是电子形式？

如果您发现自己在寻找支出收据上浪费了很多时间，您可以选择以电子形式保存源文件的记录。您可以将文件扫描并上传到云软件应用程序后立即归档这些文件。因此，通过日期或描述进行搜索时，检索文件会更加容易。此外，与纸质记录相比，您以数字形式保存的文件也有优势，因为它们不会随着时间的推移而褪色。

如果您不使用能够自动管理文件的云应用程序，请确保文件得到安全保护并进行备份。

如果我使用电子记录，我的实体源文件怎么处理？

电子形式的源文件用于验证业务交易。然而，原始的实体源文件仍然需要保留，而某些特定的官方文件则需要以实体形式保存。

当您需要管理税务和账目时，建立一个出色的系统将确保一切井然有序。与新加坡的会计服务机构交谈，有效地为您的组织保留记录。