如何整理你的簿记记录

让我们来坦白一件事：我们都曾因为记账方法效率低下而经历一些尴尬的时刻。好吧，没人能否认簿记往往是一项我们不愿承担，且非常累人又费时的工作。一项针对顶级新加坡会计服务机构的调查显示，平均每人每周都会花四个小时以上的时间来寻找重要的会计文件。

在电子文件管理系统出现之前，公司通常都会将每一笔财务交易记录在单独的文件中。在以后才寻找簿记记录来报税，或仅仅是要用那些记录来分析公司的财务状况似乎是一项艰巨的任务。翻阅装着数千份文件的上百个文件夹常常都会造成混乱和错误。现在，有了会计软件和电子文件管理系统，这种情况就不太容易发生了。然而，公司仍然时不时地感受到簿记的痛苦，因为归根结底，问题的本质都在同一件事情上——你的簿记记录被整理得多么井井有条。

聘请知名的新加坡会计服务机构是个不错的选择，但如果你想要自己整理簿记记录，那么以下这些建议一定会派上用场。

把你需要的东西保留下来，然后把其他的都扔掉

现在，你并不总是需要所有的文档，因此，你必须开始创建相关文档的列表，并删除或扔掉不必要的文件。你必须要以适当的方式来打理你的簿记记录，这样你才能获取文件的最新版本。此外，另一个重点是，你必须将不重要或优先级较低的文档删除掉或移动到档案中，这样你在搜索这些文件时才不会遇到任何麻烦。

把你将来可能会需要的所有旧文件归档

你应该将你所有的旧文件放在一个安全的地方，这样你就可以在需要的时候轻松地找到它们。若你能将所有的文件都整整齐齐地放在一个容易拿取的地方，而不是放在架子上，那就更好了。事实上，这是唯一一种让我们能方便地搜索旧文档，并在需要的时候将它们翻出来，以供参考的方法。

按类别来区分文件

将所有的文件都正确归档是非常重要的，这样一来，当你需要某份文件时，你就知道你应该查找哪一个文件夹。最好的组织文档的方式是将每个文件夹按收据、手册、客户文件、账单等分开，并对每个文件夹进行颜色编码。事实上，这就是最可靠的新加坡会计服务遵循的标准操作程序。

迅速归档文件

拖延绝对不是整理簿记记录的正确方法。一旦你将文件处理好后，你就应该立刻将它们归档，这样你就不会遗漏任何你将来有可能需要的重要文件。