公司秘书的职责是什么?

公司秘书实际上是贵公司的良心。身为一名公司秘书,最令人振奋的是他在一个组织中的中心地位。你永远不会感到无聊;你总是在学习,并不断地发展。而且,由于你和董事会的合作非常紧密,人们每天都会依赖你的建议和支持。早上你可能会和设施经理或餐饮部员工打交道,下午你可能会和销售部或财务总监打电话,在你下班前,董事长可能会给你打电话。作为一名公司秘书,你有机会在高层工作。对于任何组织来说,从小型的信托基金公司到大型的跨国企业,这个角色本身都很难界定,因为它在企业中的责任范围非常广泛。
在新加坡,私人公司并不需要公司秘书,但是他们也可以选择这样做。然而,外国公司就必须要有公司秘书。以下是公司秘书的一些重要角色:
- 你的公司秘书是一个会在你面临风险或做一些可能会出错的事情时告诉你的人。
- 公司秘书应该是确保您在适当的时间做正确的事情并向会计与企业管理局(ACRA)或相关监管机构提交适当记录的人。
- 公司秘书对某些活动和公司治理负有法律责任。
- 公司秘书的职责也略有不同,那就是保护董事的风险。因此,他们应该被照顾和尊重。
- 公司秘书有权使用行政合同来约束公司。
- 公司秘书必须就所谓的治理以及其他对公司很重要的立法问题向高级管理人员和董事提供建议。
- 公司秘书必须确保公司适当地执行了所有的监管和法定合规。
- 公司秘书还需要负责管理和召开董事会和股东大会,发送会议通知和议程,以及起草并发送会议记录。
关于公司秘书的迷思或最常见的误解是,公司秘书扮演的就只是一个秘书的角色。你应该把公司秘书看作是一个像国务卿这样的角色,一个对政府的大部门负责的人,这更像是一个公司秘书所扮演的角色。你需要具备的技能包括:
- 能够建立关系和信任;
- 具有高度的灵活性,而且办事有条理;
- 能够培养对细节的洞察力。
新加坡有许多会计服务机构,这些机构也可以为企业实体提供秘书服务。你可以把你的秘书工作外包给这样的专业公司。